Tutanak Hukukun Kılıcıdır

Merhaba arkadaşlar…!

Uzlaştırmacılık üzerine kurulmuş olan WhatsApp ve facebook gruplarına üyeyim ve yakından takip ediyorum. Gruplar içerisinde zaman zaman tutanak tutulması veya nasıl yapılacağı konularında kayda değer yorumlar yapılmakla birlikte, maalesef tartışma boyutuna varan ve amacından sapan bilgilere rastlıyorum. Bu konuda kendimi bir nebze sorumlu hissettim veya bildiğim bir şeyler var ise örneği ile paylaşmak istedim. İzninizle tutanak ile ilgili bilgilerimi paylaşmak istiyorum. 28 yıllık meslek hayatım bana öğretti ki Tutanak Hukukun Kılıcıdır.

Tutanak; özet olarak yaşanmış veya henüz yaşanmakta olan olay, durum veya konunun yetkili makama iletilmek üzere yazılı olarak kayıt altına alınması diyebiliriz. Atalarımızın yerinde kullandığı çok güzel bir cümleyi size hatırlatmak isterim. HATIRDA KALMAZ SATIRDA KALIR. Hukukta her şey yazılı somut delile dayalıdır.

 1.  Genel olarak tutanağın bir adı yoktur. Yapılan iş veya tespite göre tutanağın başlık kısmı yani adı konabilir. (Örnek: Görgü ve Tespit Tutanağıdır – Teslim ve Tesellüm Tutanağıdır – Tutanaktır vb.) Şimdi biraz geri gidelim ve okul yıllarımızı hatırlayalım… Hepimiz birçok kez kompozisyon yazmışızdır. Kompozisyonun aranan özelliklerin başında duru ve akıcı bir anlatım ile giriş, gelişme ve sonuç bölümleri olmazsa olmazıdır. Buradan hareketle tutanağımızı Giriş, Gelişme ve Sonuç bölümlerinden oluşturmamız gerekir. Tutanakta sona yazacağımız cümleyi başa yazmamız tutanağın akışını, anlatımını ve hatta anlamını dahi bozabilmektedir.

 2.  Tutanak tam sayfa beyaz kâğıda yazılmalı ve mümkünse mavi renkli mürekkepli kalem ile imzalanmalıdır. Kurşun kalem, kopya kalemi veya renkli kalemlerle tutanak tutulmaz. Tutanakta en az iki kişinin imzası olmalıdır. Bir kişinin tuttuğu ve sadece kendisinin imzaladığı tutanağın ne derece itibar göreceği, iki kişi ile imzalanan tutanak ile kıyaslandığında oldukça düşüktür. Birden fazla kişinin imzası ile düzenlenen tutanak, diğer kişilerin de yapılan işlemi imzası ile desteklediği ve tutanağa ortak olduğu sonucunu oluşturacağından, tek kişilik tutanağa göre daha sağlam olacağı bir gerçektir.

 3.  Tutanağa başlanmadan önce yaşanmış veya henüz yaşanmakta olan olay, durum veya konu, tutanağı kaleme alacak kişi tarafından değerlendirilmeli, kişi hafızasında taslak oluşturmalı ve kompozisyon yazarcasına giriş gelişme ve sonuç bölümlerini kâğıda aktarmalıdır. Akılda bir taslak oluşturmadan tutanağa başlanırsa ilerleyen satırlarda konudan kopulabilir veya konu içeriği karışık bir hale gelebilir. Unutulmamalıdır ki tutanağı okuyan kişi, şüphe ve tereddütte düşmeden, tutanak içeriğini ve maksadını anlayabilmelidir.

4.  DİKKAT…! Tutanakta İmzanın Hukuki Boyutu ve İmza ile ilgili dikkat edilecek hususlar;

 Kişi imza atmayı bilmiyorsa veya görme engelli ise;

( 6098 SAYILI TÜRK BORÇLAR KANUNU )

c. İmza
MADDE 15- İmzanın, borç altına girenin el yazısıyla atılması zorunludur. Güvenli elektronik imza da, el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur.
İmzanın el yazısı dışında bir araçla atılması, ancak örf ve âdetçe kabul edilen durumlarda ve özellikle çok sayıda çıkarılan kıymetli evrakın imzalanmasında yeterli sayılır.
(Değişik fıkra: 13/2/2011-6111/213 md.) Görme engellilerin talepleri halinde imzalarında şahit aranır. Aksi takdirde görme engellilerin imzalarını el yazısı ile atmaları yeterlidir.

d. İmza yerine geçen işaretler
MADDE 16- İmza atamayanlar, imza yerine usulüne göre onaylanmış olması koşuluyla, parmak izi, el ile yapılmış bir işaret ya da mühür kullanabilirler.

 5.  TUTANAK TANZİMİ İÇİN BASİT BİR SENARYO

Sorun : Uzlaştırmacı Ali kendisine tevdi edilen (1) müşteki ve (1) şüphelisi bulunan uzlaştırma dosyasındaki taraflar ile telefonla irtibata geçmiş, Onarıcı adalet hakkında bilgilendirme yapmış ve bir gün sonra İstanbul Anadolu adliyesine yakını ile birlikte gelen müşteki (AA) ile uzlaştırma görüşme odasında buluşma sağlamıştır. Uzlaştırmacı Ali müşteki (AA)’ ya teklif formunun bir suretini vermiş, diğer suretini de kendisi almış ve madde madde okuyarak anlatmaya başlamış, bu esnada da müştekinin maddeleri takip etmesini, aklına bir soru takıldığında kendisine sormasını istemiştir. Müşteki (AA) uzlaştırmacı Ali’ ye okuma ve yazmasının olmadığını beyan etmiştir. Bu durum karşısında Uzlaştırmacı Ali’ nin hareket tarzı ne olmalıdır. Yönetmeliğe uygun ne yapmalıdır.

Çözüm : Uzlaştırmacı Ali adliyeye gelen müştekinin yakını ile görüşmeli, TCK’ na göre reşit olup olmadığını tespit etmeli, uzlaştırmaya konu olay ile ilgili ilişiğinin olmadığını, müşteki ile aralarında bir çıkar ilişkisi veya çatışma olmadığını teyit etmeli, şahsın rızasını almalı ve genel olarak Onarıcı Adalet sistemi hakkında bilgi vermeli, (Uzlaştırma iş ve işlemleri, dosya içeriği, suçun işleniş şekli, taraf bilgileri kesinlikle açıklanmaz) Gizlilik yükümlülüğünü anlatmalı ve anlamasını sağlamalıdır. Şahsın kabulü halinde görüşme odasında teklif formunu şahsın müştekiye okuması sağlanmalı, müştekinin ise anladığından emin olunmalıdır. Daha sonra uzlaştırmacı Ali müşteki (AA)’ya teklif formunun ilgili yerlerini özgür iradesi ve vereceği kararına göre imzalatılır.

Sonuç : Yaşanan bu durum ve yapılan işlem karşısında ileride bir sorun yaşanmaması ve en önemlisi yapılan bu işlemin kayıt altına alınması için bir tutanak tanzim edilmesi gündeme gelmiştir. Yukarıda anlatılan bu durumu tutanak haline getirelim ve kayıt altına alalım…

    T U T A N A K T I R

İstanbul/Anadolu Cumhuriyet Başsavcılığı uzlaştırma bürosu tarafından BASİT YARALAMA konulu ve Uzlaştırma No:2019/0000 sayılı soruşturma dosyası uzlaştırmacı olarak görevlendirilmem üzerine tarafıma UYAP sistemi üzerinden …/…/2019 günü tevdi ile teslim edilmiştir. Dosyada bulunan taraflardan müşteki (AA)’ya 505 000 00 00 numaralı Gsm. hattıdan …./…/2019 tarihinde ulaşılmış uzlaşma teklifine çağrı yapılmıştır. Müşteki teklife çağrıyı kabul etmiş ve …../…./2019 günü Anadolu Adliyesi Uzlaştırma bürosu müzakere odasında buluşma sağlanmıştır.
Müşteki (AA)’ya Onarıcı Adalet sistemi hakkında bilgilendirme yapılmış ve uzlaşma teklif formunun bir sureti kendisine okuması için verilmiş, diğer suretiyle de tarafımca okunarak izah edilmeye başlanmıştır. Bu esnada müşteki (AA) okuma yazma bilmediğini beyan etmiştir.

Gelişen bu durum karşısında müşteki ile adliyeye gelen ve yakını olduğunu beyan eden (BB)’nin müştekiye teklif formunu okuması ve anlamasını sağlaması yönünde yardımcı olup olmayacağı sorulmuştur. (BB) nin yardımcı olacağını beyan etmesi üzerine TCK’ ya göre reşitlik durumu kontrol edilmiş, müşteki ile aralarında çıkar ilişkisi veya çatışma olmadığı, ayrıca uzlaştırmaya konu olay ile ilgili herhangi bir ilişiğinin de olmadığı beyanından tespit edilmiş, şahsa gizlilik yükümlülüğü anlatılmış ve anlaması sağlanmıştır. (BB) uzlaşma teklif formunun tamamını müştekiye okumuş ve anlamasını sağlamıştır. Müşteki (AA) ise teklif formunun KABUL EDİYORUM bölümünü özgür iradesi ile imzalamıştır.

İş bu tutanak tarafımızca tanzimle müştereken imza altına alınmıştır. …/../2019 saat: 10:20

Ali	AA	BB
Uzlaştırmacı	Müşteki	İşlem Tanığı/Hazirun